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Archivierung im digitalen Zeitalter

Die Herausforderungen an die Archivierung im digitalen Zeitalter sind gewaltig. Schließlich steigt nicht nur der Datenbestand in den meisten Unternehmen rasant an, sondern auch die Anforderungen des Gesetzgebers und der verschiedenen Compliance-Richtlinien müssen erfüllt werden. Mit BITinfo als Partner, stehen Ihnen verschiedene Methoden der Archivierung zur Verfügung. Dabei ist vor allem die Erfassung der verschiedenen Dokumente, Formulare und Korrespondenzen von entscheidender Bedeutung. Unsere Lösungen bieten ihnen verschiedene Möglichkeiten, um all diese Prozesse gemeinsam zu erfassen und entsprechend zu bearbeiten und zu archivieren. An erster Stelle steht die Posteingangsoptimierung, welche per Scan Management digitalisiert und somit zukunftssicher zugänglich gemacht wird. Per Smart Capture können ortsunabhängig schnelle Eingänge in Ihre Dokumentenverwaltung und somit in die Archivierung vorgenommen werden. Mittels Unified Archiving stehen Ihrem Unternehmen alle gesammelten Daten in einem zentralen und redundanten Archiv zur Verfügung, welches entsprechend der jeweiligen Berechtigungen eingesehen und bearbeitet werden kann. So stehen alle relevanten Dokumente und Formulare im Rahmen des „Document Life Cycle“ zur Verfügung und können jederzeit aus dem Archiv abgerufen werden.

Alle Archivierungslösungen im Überblick

Unified Archiving Unified Archiving Smart Capture Smart Capture Scan Management Scan Management

Unified Archiving

Unified Archiving Graph

Die Idee

  • Infrastruktur

    Eine übergreifende, zentrale Infrastruktur für Langzeit-Datenhaltung analog zur Einführung von DBMS für Kurzzeit-Datenhaltung.

  • Archivierungsservice

    Bereitstellung eines generischen Archivierungsservice für alle Anwendungen.

  • Gemeinsame Anforderungen

    Umsetzung aller gemeinsamen Anforderungen durch zentralisierte Konzepte.

  • Neue Wege gehen

    Nutzung einer neuen Infrastrukturschicht, die von den zugrundeliegenden Speichertechnologien unabhängig macht.

Ihre Vorteile durch Unified Archiving

Compliance

Compliance

Alle Compliance-Anforderungen an die Aufbewahrung von Informationen werden revisionssicher erfüllt.

Kosten

Kosten

Drastische Reduktion von Speicherbedarf und damit Kosten durch die übergreifende Vermeidung von Dubletten.

IT-Strategie

IT-Strategie

Konsolidierung aller unternehmensweiten Archivierungsbelange in einem System und mit einheitlichem Zugriff.

Smart Capture

Smart Capture ist die App für Smartphones und Tablets, welche es Ihnen erlaubt verschiedene Dokumente schnell und ortsunabhängig in die Dokumentenverwaltung Ihres Unternehmens zu übernehmen. Durch die Kamera von Smartphone oder Tablet werden die Dokumente aufgenommen und direkt an Ihr Unternehmen übertragen. Dies erlaubt nicht nur eine schnellere Bearbeitung der einzelnen Prozesse, sondern sichert die Daten sofort in Ihrer Verwaltung und somit auch in Ihrem Archiv. Somit erfolgt die Archivierung (im digitalen Zeitalter) in Sekundenbruchteilen.

Die App Smart Capture ist sowohl für Android- als auch iOS-Geräte erhältlich und kann somit flexibel in Ihrem Unternehmen und von Ihren Mitarbeitern und Kunden eingesetzt werden. Dank entsprechender Berechtigungen und Flags an den eingehenden Dokumenten können diese automatisiert bearbeitet und an den zuständigen Sachbearbeiter oder Mitarbeiter weitergeleitet werden.

  • Verfügbar für iOS und Android
  • Intelligente Benutzerführung
  • Automatisches Auslösen der Kamera
  • White Label App - flexibles Branding gemäß Corporate Design
  • Kontrolle der Bildqualität
  • Flexibler Einsatz für alle Dokumente und Prozesse
  • Höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards
  • Einfache Bedienung

Scan Management

Eingehende Dokumente in Papierform stellen Unternehmen in der heutigen Zeit auf eine harte Probe. Denn solche Dokumente sind per se nicht mit der Archivierung (im digitalen Zeitalter) vereinbar. Die Digitalisierung der eingehenden Inhalte muss somit mit oberster Priorität erfolgen, um die Dokumente sowohl im Dokumentenmanagement als auch in der Archivierung nutzen zu können. Unser Scan Management ist mit allen gängigen Scanner-Modellen kompatibel und sorgt aufgrund seines hohen Automatisierungsgrades für eine einfache und strukturierte Lösung dieser Problematik.

So können eingehende Papierdokumente schnell und sicher in Ihr Dokumentenmanagement überführt werden und stehen zur Archivierung zur Verfügung. Dabei ist unsere Lösung zum Scan Management nicht an eine bestimmte IT-Landschaft gebunden, sondern kann sowohl mit Mac- als auch mit Windows-Betriebssystemen problemlos eingesetzt werden.

Digitalisierung von Papierdokumenten

Digitalisierung von Papierdokumenten

Die große Anzahl eingehender Papierdokumente stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Durch unser Scan Management können viele Arbeitsschritte automatisiert werden, sodass die eingehenden Dokumente schnell zur Archivierung bereitstehen.

Hohe Automatisierung

Hohe Automatisierung

Unser Scan Management lässt sich einfach in Ihre IT-Landschaft integrieren. Die Vorteile liegen vor allem in der hohen Automatisierung der Prozesse. Statt wie bisher die Post zu scannen, übernimmt unser Scan Management diese Prozesse automatisch und fügt die Scans in Ihr Dokumentenmanagement ein.

BITinfo Ihr Partner für IT-Archivierung

Die Anforderungen an Unternehmen wachsen so schnell wie nie zuvor. Nicht nur die Compliance-Richtlinien, sondern auch die Gesetze sorgen für immer neue Hürden und machen die Archivierung im digitalen Zeitalter zu einer der wichtigsten Schnittstellen für Compliance, e-Discovery und Datensicherheit. Viele Unternehmen versuchen die Archivierung im digitalen Zeitalter über Insel-Lösungen für einzelne Unternehmensbereiche oder Abteilungen zu lösen. Die hier entstehenden Dopplungen und die oftmals vorherrschenden Schwierigkeiten beim Abgleich der Dokumente zwischen diesen Archiv-Lösungen kosten Arbeitszeit und Energie. Dabei kann die Lösung so einfach sein.

Wir bieten Lösungen

Für eine erfolgreiche Archivierung bieten wir die passenden Lösungen. Im Rahmen des Dokumentenmanagements müssen zunächst alle eingehenden Dokumente erfasst und strukturiert werden. Mittels Smart Capture und unserem Scan Management können Papierdokumente leicht erfasst und automatisch verarbeitet werden. Dank Unified Archiving stehen alle Dokumente und Inhalte miteinander verknüpft und mittels Volltextsuche erreichbar zur Verfügung.

So stellen Sie Ihr Unternehmen nicht nur besser auf, sondern können durch kurze Reaktions- und Bearbeitungszeiten Kunden und Geschäftspartner überzeugen. Unsere Software zur Archivierung ist an kein bestimmtes System gebunden, sondern kann in Ihrer IT-Umgebung problemlos implementiert werden. Dadurch werden Geschäftsprozesse automatisiert und Ihre Mitarbeiter entlastet.

Unsere Lösungen

  • Unified Archivierung Unified Archivierung
  • Smart Capture Smart Capture
  • Scan Management Scan Management

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