Längst haben die E-Mail und andere Formen der Kommunikation auch in der Geschäftswelt den klassischen Brief abgelöst. So werden bereits heute automatisch Kundenanfragen beantwortet, ohne dass der Kunde merkt, dass hier eine "Maschine" schreibt. Künstliche Intelligenz interpretiert inhaltlich eingehende E-Mails und ordnet diese in den relevanten Geschäftskontext. Danach wird vollautomatisch eine passgenaue Beantwortung der E-Mail auf Basis von vergleichbaren Vorgängen durchgeführt.

Dieser umfassende Veränderungsprozess, der inzwischen fast alle Lebensbereiche beeinflusst, wird auch als digitale Transformation bezeichnet.

Doch das ist längst nicht alles:

Digitalisierung umfasst ebenso den Wandel von Prozessen. Was bisher in der physischen Welt oder analog zu erledigen war, häufig mit Stift und Papier, findet zunehmend in digitalen Prozessen statt.

Für einen Kunden aus der Lebensmittelbranche implementierten wir ein automatisiertes Dokumenten-Management-System inklusive Lösungen zur gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung.

Bereits mit einer Basisanalyse im Umfang eines Personentages stellten wir fest: Eine digitale Lösung für Kommunikation und Archivierung kann die Effizienz der Arbeitsprozesse bei dem untersuchten Kundenunternehmen maßgeblich verbessern. Gesagt, getan:

Mit der Implementierung des Systems werden eingehende Nachrichten ebenso wie automatisiert erstellte Belege der Branchensoftware digital erfasst, klassifiziert und archiviert.

Dadurch werden die Prozesse wesentlich optimiert: Die relevanten Daten werden bereits in diesem Schritt extrahiert und mit Index-Daten versehen. Diese Informationen werden unmittelbar in die Archivierung übermittelt und sowohl in die Branchen- als auch in die Buchhaltungssoftware überspielt.

Mit konstantem Personalaufwand konnten so Reaktionszeiten, Fehlerquoten und Kosten reduziert werden: Die Effizienz und der Umfang der Prozesse stiegen erheblich.

Zudem verfügte der Kunde über eine umfangreiche, zugängliche und aussagekräftige Datenbasis für künftige Verhandlungen mit Lieferanten und Abnehmern.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf Unternehmenspolitik, Geschäftsmodell und Corporate Identity?

Die Digitalisierung erfasst derzeit nahezu alle Branchen. Dadurch werden Arbeitsprozesse, Organisationskonzepte und ganze Geschäftsmodelle umgewälzt. Mit einer einfachen IT-Umstellung ist die Arbeit in den seltensten Fällen getan, da etliche Bereiche durch die Digitalisierung beeinflusst werden können.

Wir betrachten mit Ihnen, inwiefern Ihr Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann und wie Sie das Bestmögliche aus notwendigen Veränderungen herausholen können. Dabei nehmen wir auch bestehende Risiken in den Blick und helfen Ihnen, die Transformation erfolgreich zu bewältigen.

Wie können wir Mitarbeiter vorbereiten und ihre Bedenken ernst nehmen?

Dass die Mitarbeiter die digitale Transformation mittragen, ist eine wesentliche Voraussetzung für ihren Erfolg. Leider bestehen hier oft Sorgen und Vorbehalte: Viele Mitarbeiter befürchten, von den Veränderungen abgehängt zu werden.

Daher ist es extrem wichtig, die Chancen und Risiken der digitalen Transformation offen darzulegen und die Bedenken Ihrer Mitarbeiter ernst zu nehmen. Adressieren Sie die bestehenden Bedenken offen und zeigen Sie die Vorteile der digitalen Transformation für die Mitarbeiter auf, so dass diese die Veränderung aktiv vorantreiben.

Mit gezielten Seminaren können Sie die benötigten Voraussetzungen für Veränderungen schaffen, von denen Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter profitieren.

Wie können wir Mitarbeiter und Führungskräfte angemessen schulen und in die Transformation einbeziehen?

Ein Verständnis der Digitalisierung und der veränderten Arbeitsprozesse ist die Voraussetzung dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte anstehende Veränderungen mittragen.

Wir bieten Ihnen ein umfangreiches Seminarprogramm und Schulungen zu verschiedenen IT-Programmen. Dort erlernen Ihre Mitarbeiter alle benötigten Kenntnissen und Fertigkeiten.

Sie bevorzugen firmeninterne Seminare mit individuellen Inhalten? Kein Problem: Wir holen Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte dort ab, wo sie stehen und schulen Sie im Verständnis der digitalen Transformation ebenso wie in den von Ihnen gewünschten Inhalten.

Das Dokumentenmanagement und die Archivierung von Dokumenten müssen vielerlei Anforderungen genügen. Sensible Kunden- und Unternehmensdaten sollten Sie nur einem Anbieter anvertrauen, der diese Anforderungen vollständig erfüllt. Wir legen Wert darauf, den hohen Ansprüchen unserer Kunden vollständig gerecht zu werden.

• Wir berücksichtigen Compliance-Anforderungen, etwa gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen und die Möglichkeit zur schnellen, strukturierten Recherche. Die Auswertung, Analyse und Hebung der Wissenspotentiale auch bereits archivierter Informationen sind heute wichtiger denn je.

• Wie ist es um die Sicherheit der archivierten Dokumente bestellt?

  Gerade für unternehmensübergreifend vernetzte Modelle, Cloud-Lösungen oder mobil abrufbare Systeme müssen Anbieter exzellente Sicherheitsvorkehrungen gewährleisten.

• Dank Big Data verfügen Unternehmen über unübersichtlich große Datenmengen, die große Potentiale zur Auswertung und Optimierung bergen.

Dafür ist es jedoch Voraussetzung, dass Sie die zur Verfügung stehenden Daten strukturiert auswerten und nach einheitlichen Maßstäben klassifizieren und bewerten können.

Um diese Anforderungen erfüllen zu können, genügen isolierte oder lückenhaft gewachsene Archivierungslösungen nicht. Wir stellen Ihnen eine zentrale Archivierungs-Infrastruktur zur Verfügung.

So speichern Sie Ihre Informationen zentral, sicher und strukturiert. Alle Daten sind jederzeit für den direkten Zugriff verfügbar und können systematisiert ausgewertet werden.

Sie möchten eine Umstellung Ihrer Unternehmensorganisation in Angriff nehmen?

Dann können Sie sich über staatliche Zuschüsse freuen. Die Einrichtung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems sowie digitaler Archivierungslösungen werden auf Antrag vom Staat gefördert.

Weitere Informationen hierzu http://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html